E-Posta (E-mail) Gönderirken Yapılan Hatalar - Eposta Saklama

[™ Admin]

1. E-posta gönderiyorsunuz ve gönderdiğiniz kişilere bilgi vermek, veya gönderdiğiniz kişilerin e-posta adreslerini diğerlerinden saklamak istiyorsunuz ne yapacaksınız....

 

Türkçe:

Mynet ve Hotmail görüntüleri:

 

 

 

 

Öncelikle e-posta göndermek istiyorsunuz ve bir kaç kişiyede bilgi vermek istiyorsunuz:

Kime: göndereceğiniz kişinin e-postası

Bilgi: Bilgi göndereceğiniz kişinin e-postası

 

E-Posta gönderdiğiniz kişilerin, e-postalarının, gönderdiğiniz kişiler tarafından görülmesini istemiyorsanız veya diğer bir deyimle onları (eposta adreslerini) saklamak (gizlemek) istiyorsanız...

 

Kime: kendi e-postanızı giriniz

Bilgi:

Gizli: E-postalarını başkalarının görmesini istemediğiniz kişilerin e-postalarını buraya giriniz.

 

Böylece e-posta gönderdiğiniz kişiler kesinlikle biribirlerinin e-postalarını göremez ve kopyalayamazlar...

Bu e-posta grubu oluşturduğunuzda çok yararlıdır ve e-posta toplayanlara diğer arkadaşlarınızın e-postalarını kaptırmamış olursunuz.

Yukarıdaki resimlerde size mynet ve hotmail den e-posta gönderme bölümünü gösteriyor... Eğer Bilgi ve Gizli bölümünü göremiyorsanız mutlaka bir linkle onları açmanız gerekiyor ki bu Bilgi ve Gizli alanlarını aç diye bir linkle getirilir...

 

 

Ve ingilizce e-posta şablonu kullanıyorsanız bu alanlar genellikle şu şekilde etiketlenmiştir

 

TO: kime:

CC: Bilgi:

BCC: Gizli:

 

 

To: Kime : E-posta göndereceğiniz kişinin e-postası

CC: Bilgi: Göndereceğiniz e-postayı bilgi olarak gönderdiğiniz kişinin e-postası

BCC: Gizli: E-posta göndermek istediğiniz ve e-postalarını başkalarının görmesini istemediğiniz kişilerin e-postaları buraya...

[™ Admin]

Yanlış Kişiye E-posta Gönderdiğinizde Ne Yapmalı?

Toplantıları nasıl planlayacağınız ve bir e-postaya nasıl yanıt vereceğinizi bilmediğinizde ne yapacağınız da dahil olmak üzere iş yeri için en iyi e-posta görgü kuralları ipuçlarını öğreneceksiniz!

E-postalar, birçok işyerinde iletişimi kolaylaştırmanın önemli bir parçasıdır. Bazen e-postaların yanlış kişiye gitmesi sadece küçük bir rahatsızlıktır, ancak diğer zamanlarda önemli kesintilere neden olabilir.

Bu yazıda, yanlış kişiye e-posta gönderdiğinizde veya size uygun olmayan bir e-posta aldığınızda ne yapmanız gerektiğine dair ipuçları paylaşıyoruz. Bazı örnek e-postalarla sorunun nasıl düzeltileceğini de ele alıyoruz.

Bir e-posta neden yanlış kişiye gönderilebilir?

Yanlış kişiye e-posta göndermek, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle olabilir:

Gönderen, yanlış e-posta adresi girdiğini fark etmemiştir.

Gönderen hızlı çalışıyordu ve bir yazım hatası yaptı veya alıcının e-posta adresinin doğru olduğunu tekrar kontrol etmeyi unuttu.

Gönderenin e-posta programı, alıcının e-posta adresini yanlış adresle otomatik olarak tamamladı.

Gönderen, "Tümünü yanıtla"yı tıkladı ve diğer alıcıların CC'ye eklendiğini veya ek alıcıların BCC'ye eklendiğini fark etmedi.

Gönderen, dahili bir e-posta kişi listesi kullanıyordu ve şirketinde yanlışlıkla benzer ada sahip birini seçti.

Gönderen, amaçlanan alıcıya ek olarak yanlışlıkla istenmeyen bir alıcı ekledi.

Yanlış bir e-posta gönderirseniz ne yapmalısınız?

E-postayı hedeflenen alıcıdan başka birine gönderdiyseniz, sorunu çözmek için bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz:

1. E-postayı hatırlamaya çalışın

Kullandığınız e-posta türüne bağlı olarak, yanlışlıkla gönderilen e-postayı iptal edebilir veya geri çağırabilirsiniz. Göndermeyi geri almak, diğer kişinin sizinle aynı e-posta hizmetini kullanmasını gerektirebilir, ancak bu seçeneğin mevcut olup olmadığını kontrol etmek ve görmek iyi bir fikirdir. Bunu, e-postayı gönderdikten hemen sonra, diğer kişi açma şansı bulamadan yapmaya çalışın. E-postayı gönderdiğiniz kişinin e-postalarını inceleyen bir sekreteri veya kişisel asistanı varsa, onlarla iletişime geçebilir ve durumu açıkladıktan sonra silmesini isteyebilirsiniz.

2. Bir plan yapın

E-postayı geri almanın bir yolu yoksa veya kişi zaten okuduysa, en iyi yanıtı düşünün. Durumu profesyonelce ele almak önemlidir. Atmak istediğiniz sonraki adımları veya durumu düzeltmek için söylemek istediğiniz şeyler hakkında birkaç fikir yazmanız yardımcı olabilir.

3. Kazanın ciddiyetini değerlendirin

Nasıl devam edeceğiniz, hatalı bir e-postanın sonuçlarının potansiyel olarak ne kadar ciddi olabileceğine bağlı olabilir. Örneğin, yanlış kişiye izin talebinde bulunduysanız, hızlı bir özür gönderip e-postayı doğru kişiye yönlendirmeniz yeterli olabilir. Yöneticinize başka bir iş bulma planlarınız hakkında yanlışlıkla bilgi gönderdiyseniz, yüz yüze görüşme daha uygun olabilir.

4. İstenmeyen alıcıyla iletişim kurun

Hatayı fark ettiğiniz anda istenmeyen alıcıyla iletişime geçmek iyi bir fikirdir. E-postayı okumadan silmelerini isteyebilirsiniz. Zaten okudularsa, yanlışlıkla e-postayı onlarla derhal ele alabilirsiniz. Önceki e-postanızı dikkate almamak için konu satırında istek içeren ikinci bir e-posta veya bir açıklama içeren daha uzun bir not gönderebilirsiniz. Durumun daha doğrudan bir görüşme gerektirdiğini düşünüyorsanız, alıcıyı arayabilir veya yüz yüze konuşabilirsiniz.

5. Özür dilerim

E-posta içeriği bir özür gerektirmese bile özür dilemek yardımcı olabilir. Örneğin, diğer kişinin işinden kendisine yönelik olmayan bir e-postayı okuması ve muhtemelen ona göndermesi için zaman ayırdığınız için özür dileyebilirsiniz. E-postanın içeriğini de ele almak istiyorsanız, hatayı doğrudan ele almanız ve hatanın sorumluluğunu üstlenmeniz iyi olur. Bunu yapmak, itibarınızı korumanıza ve profesyonellik göstermenize yardımcı olabilir.

6. Hatayı açıklayın

E-postanın sonuçları nispeten küçükse, tipik iş gününüze geçmeden önce hızlı bir özür ve kısa bir açıklama sunmayı seçebilirsiniz. Bazen daha ayrıntılı bir açıklama gerekebilir. Hataya neden olan şeyi özellikle açıklarsanız, istenmeyen alıcı anlayabilir ve hatta empati kurabilir.

7. Herhangi bir sonucu nasıl düzelteceğinizi tartışın

Yanlış kişiye gönderdiğiniz e-posta nedeniyle herhangi bir sorun ortaya çıkarsa, sorunu çözmek için ne yapacağınızı açıklamak yardımcı olabilir. Örneğin, istemeden bir e-posta gönderdikten sonra yöneticinizle konuşursanız, bunun bir daha olmayacağından emin olmak için atacağınız adımların bir listesini hazırlamak isteyebilirsiniz. Hedeflenen alıcıya, olanlarla ilgili sorularını yanıtlayabileceğinizi veya yanlış e-postanın sonuçlarına yardımcı olabileceğinizi bildirin. Proaktif olmak, özrünüzün samimi olduğunu göstermenize yardımcı olabilir.

Gelecekteki istenmeyen e-postaları nasıl önleyebilirim?

Gelecekte yanlış kişiye e-posta göndermeyi önlemek için şu ipuçlarını göz önünde bulundurun:

"Tümünü yanıtla" özelliğini kullanırken dikkatli olun çünkü farkında olmadığınız başka kişiler de BCC'ye alınmış olabilir.

Yazım denetimi veya gönderme onayı gibi, e-posta programınızın sunduğu tüm otomatik gönderme öncesi istemlerini açın.

E-posta programınızın otomatik olarak yanlış adres girmesi durumunda, e-posta göndermek istediğiniz kişinin tam e-posta adresini veya adını alıcı çubuğuna yazın.

İstenmeyen bir e-posta alırsanız ne yapmalısınız?

Biri size başka biri için hazırladığı bir e-posta gönderirse, ona profesyonelce yanıt vermek iyi bir fikirdir. Gönderenin sorunun yanlış kişiye gittiğini bilmesini sağlayın, böylece sorundan haberdar olurlar ve sorunu ele alabilirler. Mümkünse, onları doğru kişiye veya e-posta adresine yönlendirmeye yardımcı olabilirsiniz.

Yanlış kişiye gönderilen bir e-postayı adresleme şablonu

Yanlışlıkla e-posta gönderdiğiniz kişiyle iletişim kurmak için kullanabileceğiniz bir şablon:

Alıntı

 

Konu: [Özür dileyen ifade]

Sayın [Alıcı],
Sana niyetim olmadan önceki e-postam için özür dilemek için yazıyorum. Ne yazık ki, [hata açıklaması]. İhtiyacınız olmayan e-postaları almanın rahatsız edici olabileceğini anlıyorum ve gelecekte [düzeltici işlem] yapacağım.

Samimi olarak,
[Adınız]
[İletişim Bilgileriniz]

 

Yanlış kişiye gönderilen e-postalar için örnek yanıtlar
Yanlış kişiye bir e-posta gönderirseniz yanıtınızı hazırlamanıza yardımcı olacak üç örneği burada bulabilirsiniz:

Örnek 1: Toplantı hatırlatıcısı

İstemeden gönderilen bir toplantı hatırlatma e-postası örneğini burada bulabilirsiniz:

Alıntı

 

Konu: Önceki e-posta için özür dileriz; lütfen dikkate almayın

Sayın Brown,

Sana niyetim olmadan önceki e-postam için özür dilemek için yazıyorum. Ne yazık ki, hem siz hem de bu şirketteki başka bir Bay Brown benzer bir isme sahipsiniz. Otomatik adres defterinden adınızı seçmekte aceleci davrandım. İhtiyacınız olmayan e-postaları almanın rahatsız edici olabileceğini anlıyorum ve gelecekte bu hatayı tekrar yapmamak için alıcının tam adını yazdığımdan emin olacağım.

Samimi olarak,
Lisa Tan
[email protected]
(123) 456-7890

 

Örnek 2: Hassas bütçe bilgileri

Yanlış alıcıya gönderilen hassas finansal bilgilerle ilgili bir e-posta örneği:

Alıntı

 

Konu: Önceki e-posta için özür dileriz; lütfen sil

Sayın Brown,
Sana niyetim olmadan önceki e-postam için özür dilemek için yazıyorum. Ne yazık ki, yalnızca bütçe departmanındaki meslektaşımla paylaşılması gereken bir iletişime yanlışlıkla adınızı ekledim. İhtiyacınız olmayan e-postaları almanın rahatsız edici olabileceğini anlıyorum. Gelecekte, hassas bilgiler içeren herhangi bir e-posta göndermeden önce alıcı çubuğunu iki kez kontrol edeceğim. Ayrıca e-postalarıma bir gönderme gecikmesi ekledim. E-postanın içeriği hassas olduğu için derhal silmenizi rica eder, saygılar sunarım.

Herhangi bir sorunuz varsa veya bu sorunla ilgili yardımcı olabileceğim bir şey varsa lütfen bana bildirin.

Samimi olarak,
Lisa Tan
[email protected]
(123) 456-7890

 

Örnek: Size yönelik olmayan e-posta

Sizin için tasarlanmamış yazışmalara yanıt olarak e-posta yanıtına bir örnek:

Alıntı

 

Konu: E-postayı yanlış kişiye mi gönderdiniz? Re: Pazartesi günkü toplantı için zaman ayarlama

Sayın Brown,

Bana Pazartesi günü için bir toplantı planlayan bir e-posta göndermeyi düşündünüz mü? Bunu beklemiyordum, bu yüzden bunu muhasebe departmanından Linda'ya göndermek isteyip istemediğinizi merak ediyorum. Çok benzer e-posta adreslerimiz var.

Samimi olarak,
Lisa Tan
[email protected]
(123) 456-7890

 

Kaynak: Indeed